Tusass professionaliserer HR og effektiviserer rekrutteringsprocessen med MindKey
Tusass er hele Grønlands udbyder af telefoni og internet, samt transportør af pakker og breve. Hos Tusass ønsker man at skabe de bedste kundeoplevelser, samtidigt med at stræbe efter at være et stærkt aktiv til gavn for det grønlandske samfund. Tusass er med forskellige medarbejdergrupper en etableret virksomhed, hvor alle medarbejdere har adgang til MindKey.
I denne artikel deler Helena Rotvig Kristiansen, HR-direktør hos Tusass, sin oplevelse med brugen af MindKey og hvordan systemet har hjulpet Tusass' HR-afdeling med at blive opgraderet og gjort endnu mere professionel.
Effektiv implementeringsproces
Inden implementeringen af MindKey i Tusass havde virksomheden et ESDH-system, hvor personaleadministration var en udfordrende opgave.
Derfor blev det besluttet, at Tusass skulle finde en anden løsning. Baseret på Helena Rotvig Kristiansens tidligere gode erfaringer med MindKey faldt valget naturligt på dette system. Da MindKey også blev cloudbaseret, og med en dagsorden om at opnå systemgenkendelighed på tværs af virksomheder i Grønland, blev MindKey valgt som Tusass' nye HR-system. Tusass gennemførte en meget intensiv og produktiv implementeringsproces i samarbejde med MindKey, og der gik kun tre måneder fra beslutningen blev taget, til at Tusass gik live med MindKey.
Brugervenlighed er vigtigt
”MindKey er nemt og intuitivt at bruge. Processerne er blevet betydeligt mere effektive på alle områder indenfor den daglige HR-administration, dokumenthåndtering og rekruttering.”
En rekrutteringsproces der virker
MindKey er i dag integreret med Tusass’ hjemmeside, hvor alle ansøgninger og diverse dokumenter håndteres helt stringent. Derudover har potentielle kandidater mulighed for selv at uploade materiale, som automatisk arkiveres i MindKey.
”Førhen blev ansøgninger sendt og modtaget i forskellige mail-postkasser. Rekrutteringsprocessen var ikke stabil, og det er processer aldrig, når de er personafhængige og ligger i personlige postkasser.”
Materialet fra kandidater er let tilgængeligt for både HR og ledere, hvilket gør rekrutteringsprocessen i MindKey effektiv. Arbejdsgiveren kan selv tilgå informationerne om kandidaterne i systemet og følge rekrutteringsprocessen løbende. Når den rette kandidat er fundet og skal ansættes, onboarder HR direkte fra systemet. Informationerne behøver ikke tastes ind to gange, da data automatisk flyder over via den indbyggede integration.
”MindKey gør en kæmpe forskel for os i hverdagen. Den administrative håndtering er blevet lettere. Vi har fået en mere enkel sagshåndtering end tidligere, og det hjælper alle processerne i vores HR-system. Vi er blevet to medarbejdere færre i HR, og MindKey er en væsentlig del af forklaringen.”
Sikkerhed i processen
”MindKey som HR-system giver sikkerhed, både IT-sikkerhedsmæssigt og HR-procesmæssigt. Når ansøgninger fra kandidater i en rekrutteringsproces flyder rundt i mail-postkasser, er der en risiko for at miste overblikket. Rekrutteringsprocessen i MindKey sikrer, at vi svarer alle kandidater, og vi kan sende standardsvar ud via systemet, hvilket giver en højnet kvalitet i håndteringen af ansøgere. Ved ikke at modtage ansøgninger i mail-postkasser bidrager processen også til at være GDPR-compliant. Det hæver brandkvaliteten, at vi er en virksomhed, der tager ordentligt hånd om alle vores kandidater i rekrutteringsprocessen.”
Samarbejde der får tingene til at ske
Tusass har med MindKey fået en tæt samarbejdspartner, hvor den gensidige interesse for hinanden sikrer eksekvering i forhold til HR-systemet.
”Det gode samarbejde og det faktum, at MindKey er cloudbaseret, gjorde, at vi lavede en lynhurtig implementering af systemet. Vores HR-konsulenter skriver direkte sammen med MindKey-konsulenten, og der er et meget tæt forhold mellem dem. Nærheden og genkendeligheden betyder alt. Det er én-til-én-relationen, der gør, at vi får tingene op at køre. Relationen er vigtig, og den bærer det hele igennem.”