Effektiv dokumenthåndtering
Navigér sikkert gennem komplekse compliance-krav med vores strømlinede dokumenthåndteringssystem, der er designet til at lette byrden af administrative opgaver. Systemet gør det nemt at organisere, opdatere og tilgå alle HR-dokumenter et centralt sted, hvilket sikrer en mere effektiv og transparent arbejdsproces. Du får overblik og kontrol over vigtige dokumenter, fra ansættelseskontrakter til persondata, og reducerer samtidig risikoen for fejl, forældede oplysninger og uoverskuelige dokumentstrømme.
Optimeret kontrakthåndtering
Med MindKey kan I udvikle skabeloner til ensartede og præcise ansættelseskontrakter for alle medarbejdertyper, uanset om det drejer sig om fuldtidsansatte, deltidsansatte, freelancere eller midlertidigt ansatte. Denne funktion gør det både hurtigt og enkelt at generere nye kontrakter, hvilket reducerer administrative byrder, sparer tid og minimerer potentielle fejl i udførelsen. Med skabelonernes foruddefinerede felter kan I tilpasse kontrakterne med virksomhedsspecifikke detaljer, så de altid er i overensstemmelse med interne politikker, kollektive aftaler og gældende lovgivning.
Desuden giver systemet mulighed for at opdatere og vedligeholde skabelonerne løbende, hvilket sikrer, at alle nye kontrakter automatisk afspejler eventuelle ændringer i lovgivning eller virksomhedens retningslinjer. På den måde opnår I fuld kontrol over hele kontraktprocessen, fra oprettelse til arkivering, hvilket øger effektiviteten og sikrer compliance på tværs af hele organisationen.
Ved at kombinere skabelonudvikling med digital signaturteknologi sikrer MindKey, at kontraktstyring bliver både mere effektiv og brugervenlig, hvilket frigør tid til andre vigtige HR-opgaver.
For at løfte effektiviteten yderligere integrerer MindKey digital signaturteknologi direkte i kontraktstyringsprocessen. Det betyder, at medarbejdere og ledere hurtigt kan underskrive dokumenter uden brug af fysiske papirer, hvilket forkorter kontrakttiden og optimerer hele processen. Alle underskrifter bliver registreret sikkert, og I har altid adgang til en opdateret oversigt over underskrevne kontrakter.
Styrket synlighed og sikkerhed med vores dokumenthåndtering
Upload og administrér dokumenter på tværs af forskellige typer og formater, hvilket giver jer fuld fleksibilitet i forhold til opbevaring og håndtering af vigtige filer.
Opbevar følsomme oplysninger om medarbejderne sikkert og struktureret i et centralt system. Det gælder alt indenfor medarbejderdata. Vores system sørger for, at alle jeres data er beskyttet og let tilgængelige for autoriserede brugere.
Giv jeres ansatte nem adgang til virksomhedens centrale dokumenter, så de hurtigt kan finde alt relevant oplysningsmateriale. Dette kan inkludere medarbejderhåndbøger, virksomheds- og HR-politikker, samt vigtige procedurer, som sikrer, at alle medarbejdere har adgang til opdaterede retningslinjer. Dokumenthåndteringssystemet sikrer et mere effektivt workflow og øger gennemsigtigheden, hvilket skaber en samlet og smidig tilgang til dokumenthåndtering i hele organisationen.
Friktionsfri adgang til virksomhedens dokumenter
Gør det nemt og overskueligt for medarbejderne at tilgå deres vigtige dokumenter direkte fra deres personlige profil i systemet. Uanset om det drejer sig om ansættelseskontrakter, lønsedler eller certifikater, har medarbejderne altid adgang til deres data, når de har brug for det.
Fremsøg og lokaliser hurtigt dokumenter på tværs af hele organisationen ved hjælp af avancerede søgefunktioner. Uanset om det er HR-dokumenter, virksomhedspolitikker eller medarbejderoplysninger, gør systemet det muligt at finde relevante filer på få sekunder.
Administrér nemt, hvem der har adgang til hvilke dokumenter, og tilpas adgangsrettighederne efter behov. Dette sikrer, at følsomme oplysninger kun er tilgængelige for de rette personer, og at dokumenter håndteres i overensstemmelse med jeres sikkerheds- og compliance-krav. Fleksibel adgangskontrol giver mulighed for at sikre, at dokumenthåndteringen altid er fuldt tilpasset jeres virksomheds behov.
FAQ
Systemet tilbyder automatiske opdaterings- og påmindelsesfunktioner, der hjælper med at holde alle dokumenter ajourført og relevante.
Ja, systemet kan tilpasses, så det passer til jeres unikke processer og krav, hvilket giver jer mulighed for at skræddersy funktionerne til jeres organisation.
Vi tilbyder både online og personlige træningssessioner, der dækker systemets funktioner og bedste praksis for dokumenthåndtering.
